Studierende, die einen Auslandsaufenthalt planen, sind selbst dafür verantwortlich zu prüfen, ob sie ein Einreisevisum für ihr Gastland benötigen. Ausführliche Informationen sind auf den Webseiten der entsprechenden Botschaften und Konsulate erhältlich.

Mit der Vorbereitung der Antragsunterlagen sollte möglichst frühzeitig begonnen werden. In der Regel muss die Beantragung des Visums persönlich in der Botschaft oder im Konsulat vorgenommen werden. Der Termin sollte jedoch erst dann vereinbart werden, wenn der 'letter of admission' bzw. 'letter of acceptance' der künftigen Gasthochschule eingetroffen ist.

Die zukünftigen Gastuniversitäten sind in der Regel bei der Vorbereitung der Visumsformalitäten behilflich und geben Auskunft darüber, welche Art des Visums zu beantragen ist. Meist müssen künftige Austauschstudierende vor der Erstellung des 'letters of admission' gegenüber der Gastuniversität nachweisen, dass sie finanziell dazu in der Lage sind, für ihren Lebensunterhalt im Gastland aufzukommen.

Austauschstudierende, die im Anschluss an ihren Auslandsaufenthalt ein Praktikum im Gastland absolvieren möchten, sollten sich frühzeitig bei der Gastuniversität oder bei der Botschaft bzw. dem Konsulat des Gastlandes erkundigen, ob das Visum zu Studienzwecken auch für ein Praktikum gilt und dann verlängert werden kann, oder ob ein weiteres Visum zu beantragen ist.